"შეკერილი და დანომრილი x რაოდენობის ფურცლები" არის ალბათ ერთადერთი რამ, რაც მახსენდება, როდესაც საქმე ეხება დოკუმენტების დამაგრების აუცილებლობას. როგორ დავკეროთ დოკუმენტები? ახალმოსულს მაშინვე წარმოუდგენია ქაღალდების გროვა, მჭიდროდ დამაგრებული ბანკის ძაფით, დაფარული კაუსტიკური მტვრით, სადღაც ბუღალტერის ან პერსონალის განყოფილების ოფისის კუთხეში.
თუმცა, ყველაფერი ისეთი მარტივი და ზედაპირული არ არის, როგორც ერთი შეხედვით ჩანს. რა უნდა იცოდეთ ამ რთულ საკითხში შეცდომების თავიდან ასაცილებლად? როგორ შევკეროთ დოკუმენტები ძაფებით ფოტოს მიხედვით? ეს კითხვები დეტალურად იქნება განხილული ნაბიჯ-ნაბიჯ ინსტრუქციებში.
რატომ კეთდება ძველმოდური კავები?
არის ბევრი სამთავრობო უწყება, რომელსაც შეუძლია მოითხოვოს დოკუმენტების შეკერვა არა ქარხნულად, არამედ ხელით, ძაფების გამოყენებით. ეს არის, პირველ რიგში, საგადასახადო ინსპექცია, არქივი, ისინი ითხოვენ დოკუმენტების ძაფებით შეკერვას საბუთების მიღების დროს.ინდივიდუალური მეწარმეების რეგისტრაცია, იურიდიული პირის რეგისტრაცია ან დოკუმენტაცია ტენდერზე. როგორ სწორად დავამაგროთ დოკუმენტები, ნაჩვენებია ფოტო ნომერი 2. ჩვეულებრივ გამოიყენეთ სქელი ძაფი და სქელი ნემსი.
ითვლება, რომ ამ გზით შეკრული ფასიანი ქაღალდების დაკარგვა, გაყალბება ან ფურცლების შეცვლა უფრო რთულია. ზოგიერთი ორგანიზაცია, სწორედ ამის გამო, იყენებს მნიშვნელოვანი დოკუმენტების დამაგრების ასეთ „ბაბუას“ფორმას. არის კიდევ ერთი არგუმენტი - ზოგჯერ ნაშრომები მკაცრად კონფიდენციალურია და მენეჯერები, საჯაროობის ან კონკურენტების გავლენის შიშით, ასეთ სამუშაოს ანდობენ მხოლოდ სანდო პირს, შესაბამისად, უარს ამბობენ სპეციალიზებული ფირმების დახმარებაზე.
მნიშვნელოვანია
არასწორად შეკერილმა დოკუმენტებმა შეიძლება გამოიწვიოს უარი საწარმოს რეგისტრაციაზე ან ხელახალი რეგისტრაციაზე, არქივში ნაშრომების მიღებაზე, გამოიწვიოს ორგანიზაციის ამოღება ტენდერზე კონკურსიდან, გავლენა მოახდინოს მარეგულირებელი ორგანოს გადაწყვეტილებაზე იმ შემთხვევაში. ორგანიზაციის აუდიტის შესახებ.
არის ერთიანი ნორმები?
დღემდე არ არსებობს მკაფიო წესები იმის შესახებ, თუ როგორ უნდა შეკეროთ დოკუმენტები ძაფებით ერთი ნიმუშის მიხედვით. არსებობს მხოლოდ რეკომენდაციები და ინსტრუქციები. ძირითადად, საწარმოები იყენებენ როსარხივის მეთოდოლოგიურ განვითარებას, რომელიც დამტკიცდა 2009 წელს 76-ე ბრძანებით, GOST-ის მოთხოვნებს "საოფისე სამუშაოები და არქივირება", ასევე რუსეთის ცენტრალური ბანკის ინსტრუქციები..
მოსამზადებელი ეტაპი
დამაგრებული ყველა დოკუმენტი წინასწარ უნდა იყოს გადახედული, თუ ფანქრის ნიშნებია, წაშალეთ ისინი. Მნიშვნელოვანიყურადღებით განიხილეთ თითოეული გვერდი, გამორიცხეთ ისინი ერთმანეთთან მიმაგრებისგან, უზრუნველყოთ დოკუმენტების ლოგიკური და სწორი თანმიმდევრობა დასტაში. ამოიღეთ ბასრი საგნები, ქინძისთავები, საკინძები ან ქაღალდის სამაგრები, რადგან მათ შეიძლება დააზიანოს შესაკრავი ძაფი და გამოიწვიოს დოკუმენტის დაკარგვა. აუცილებელია გვერდების დანომრვა მარტივი შავი ფანქრით, მარჯვენა კუთხეში, დაუშვებელია მელნის, ფერის ჩათვლით. არ შეიძლება დოკუმენტის ტექსტთან ზედმეტად მიახლოებული რიცხვი, მით მეტია მისი გადახურვა. ფურცლის მხოლოდ წინა მხარეა დანომრილი. დამაგრებული დოკუმენტის საერთო მოცულობა არ უნდა აღემატებოდეს 250 ფურცელს, ხოლო შეკრული და დანომრილი დოკუმენტის სიმაღლე 4 სანტიმეტრს. დოკუმენტების ძაფებით შეკერვის მაგალითი ნაჩვენებია ფოტოზე.
მომზადების შემდეგი ეტაპი ინსტრუმენტების შერჩევაა. ძაფებით დოკუმენტების სწორად შეკერვისთვის დაგჭირდებათ: ბუზი, სპეციალური ძაფები, მუყაოს საფარი, როგორც ფოტოში. ზოგიერთ შემთხვევაში გამოიყენება ხვრელი. როგორ და რით უნდა შეკეროს დოკუმენტები, თითოეული სპეციალისტი თავად გადაწყვეტს. ყველაზე მოსახერხებელია უხეში ძაფების ან ბანკის ძაფების გამოყენება, ზოგიერთ შემთხვევაში გამოიყენება შალის ძაფები ან მაქმანები. ყველაზე ხშირად ისინი ატარებენ დეკორაციის ფუნქციას. როგორც წესი, სერიოზული მოხსენებები უფრო მკაცრ სტილს იყენებს. თავად მოამზადეთ დოკუმენტები და ფორმა ინვენტარისთვის.
ზოგიერთი დახვეწილობა
- დიდი ფორმატის ფურცლები, მაგალითად, A3 ან A2, ასევე უნდა იყოს დანომრილი. ამისათვის ის სრულად არის გაფართოებული და დანომრილი ზოგადი წესების მიხედვით. შემდეგ დაკეცილი და ფრთხილად წებოვანი უკანკუთხე.
- წერილის შეტანის აუცილებლობის შემთხვევაში, ის იხსნება, ჯერ თავად კონვერტი ინომრება, შემდეგ რიგრიგობით წერილის გვერდები.
- დოკუმენტის ყდა არ არის დანომრილი. ასევე, სათაურის გვერდი არ არის დანომრილი, თუ არ არის ყდა. თუმცა, მეორე ფურცელი უკვე დანომრილია ნომრით "2".
- თუ ფურცლების რაოდენობა 250-ზე მეტია, მაშინ ისინი იყოფა ტომებად. ეს პრაქტიკა გავრცელებულია სასამართლოებში. თითოეული ტომი ცალკე უნდა იყოს დანომრილი.
- როგორ დავამაგროთ დოკუმენტები, თუ შეუძლებელია ფურცლის ნომრის მითითება ზედა მარჯვნივ ან მთელი ფურცელი დაკავებულია? ეს ხშირად ხდება, მაგალითად, ფოტოს ნუმერაციისას, ამ შემთხვევაში უკნიდან ნუმერაცია დასაშვებია.
- არასწორი ნუმერაციის შემთხვევაში შეგიძლიათ გადახაზოთ ნომერი. თუმცა, შესწორება უნდა დადასტურდეს ხელმოწერით.
- თუ არ არის გამოტოვებული ორზე მეტი ფურცელი, მაშინ ნებადართულია გამოტოვებული გვერდებისთვის ასოს აღნიშვნის გამოყენება. ძირითადი დოკუმენტის ციფრული ნუმერაცია არ იცვლება, მაგრამ ფურცლების რაოდენობა იზრდება. ამ შემთხვევაში აუცილებელია ამის შესახებ გაფრთხილება პირი, რომელიც მიიღებს დოკუმენტებს.
- თუ საჭიროა დოკუმენტის დანომრვა, რომელიც უკვე დანომრილია ან აქვს ნუმერაცია, მაშინ ის კვლავ დაინომრება.
- თუ დოკუმენტაციაში ფურცლები არ შეიძლება განცალკევდეს ან ისინი ერთმანეთშია წებოვანი, ისინი დანომრილია როგორც ერთი ფურცელი. ეს ხდება იმ შემთხვევაში, თუ დოკუმენტს, მაგალითად, აქვს ჩეკი, ფოტო ან გაზეთის ამონაწერი დატანილი. მაგრამ ამავდროულად, აუცილებელია ინვენტარის შედგენა, ხოლო სვეტში "შენიშვნა" ან სასერთიფიკატო წარწერაში აუცილებელია დაზუსტდეს რომელი დოკუმენტები იყო ჩასმული, რომელ გვერდზე და რას შეიცავდა ისინი.
რომელი დოკუმენტები იკერება ყველაზე ხშირად ძაფთან ერთად? უპირველეს ყოვლისა, შემადგენელი და ინკორპორაციის დოკუმენტები. მათ ყველაზე ხშირად აქვთ მცირე მოცულობა, უფრო ადვილად იჭრება ბუზით, ნაკერი კი მარტივია. ნაკერების რამდენიმე ტექნოლოგია არსებობს, შეგიძლიათ გააკეთოთ ორი პუნქცია, სამი ან ხუთი. სამი ხვრელი ყველაზე გავრცელებული ვარიანტია. ხუთი ხვრელი გამოგადგებათ, როცა ზოგიერთი დოკუმენტი სხვებზე პატარაა, ხუთი ხვრელების შეერთება მათ უკეთ გამოსწორებაში დაგეხმარებათ. ხუთხვრიანი სტეპლირება გამოიყენება, თუ დოკუმენტები მაღალი ღირებულებისაა, ეს შეამცირებს მათი ჩანაცვლების რისკს.
როგორ სწორად შეკეროთ დოკუმენტები ძაფებით: ნაბიჯ-ნაბიჯ ინსტრუქციები
- დაალაგეთ ფურცლები, გაასწორეთ კიდეები.
- შეამოწმეთ ფურცლის შეკვეთა.
- ფანქრით მონიშნეთ მომავალი პუნქციის ადგილები სიმეტრიულად ცენტრში ფურცლის მარცხენა მხარეს. ეს შეიძლება გაკეთდეს როგორც ერთ ფურცელზე, ასევე ყველაზე.
- აუცილებელია ტექსტიდან მინიმუმ 1,5 სანტიმეტრით გადახვევა.
- ნიშნები უნდა იყოს მკაცრად ვერტიკალური, დასაშვებია ერთმანეთისგან სამ სანტიმეტრამდე მანძილი.
თუ დოკუმენტი საკმარისად დიდია, უფრო მოსახერხებელია მისი ხვრეტა. ჩვეულებრივ იწყება ზედა ხვრელიდან.
თუ შეუძლებელია ქარხნული საფარის გამოყენება, როგორც სურათზეა, მაშინ პირველი და ბოლო ფურცელი შეიძლება წებოვანი იყოს მუყაოს თხელი ზოლით გვერდების დაზიანების თავიდან ასაცილებლად. მნიშვნელოვანია აირჩიოს სწორი ძაფის სიგრძე, ჩვეულებრივ 50-დან 80 სმ-მდე.
კლასიკური ნაკერი ძაფით - სამი ნახვრეტი
გავაანალიზოთ დოკუმენტების შეკერვის ვარიანტიეტაპობრივად სამ ხვრელში. ეს არის კლასიკური და ყველაზე გავრცელებული ვარიანტი საბუთების არქივში შესატანად ან გადამოწმებისთვის. როგორ სწორად შეკეროთ დოკუმენტები ძაფებით ამ შემთხვევაში, უკეთ ჩანს ფოტოზე.
მოიტანეთ ნემსი და გადაუსვით ძაფები დოკუმენტების დასტას, გამოიტანეთ ნახვრეტიდან მეორე ნომერი. არ უნდა დავივიწყოთ 7-8 სმ სიგრძის პატარა „კუდი“, ის მაინც გამოგადგებათ. წინა მხარეს ნემსს ვუშვებთ ზედა ხვრელში, შემდეგ ვაბრუნებთ ნემსს ყველაზე დაბალ ხვრელში No3. შემდეგ ნემსი „ჩაყვინთება“ცენტრალურ ხვრელში, შედეგად ორივე ძაფი ქვევით რჩება. ახლა მათი კვანძი შეიძლება.
შემდეგ, დოკუმენტი უნდა იყოს დამოწმებული, ფურცელი დაწებებული, ზედ დატანილი ბეჭედი და პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერა. როგორ სწორად შევკეროთ დოკუმენტები და დავამაგროთ კვანძი ძაფებით, ხედავთ ფოტოზე.
გარდა ამისა, ინვენტარი დამაგრებულია ბოლო ფურცლის უკანა მხარეს. წარწერა შეიძლება გაკეთდეს ხელით ან მზა შაბლონებით, როგორც ფოტოზე.
როგორ დავამაგროთ დოკუმენტები ოთხ ხვრელში?
ოთხხვრიანი პირსინგის ტექნოლოგია თითქმის იდენტურია. ერთადერთი განსხვავება ისაა, რომ დოკუმენტი შეკერილია ზემოდან ქვემოდან. სამკერვალო საყრდენს ჰგავს. მხოლოდ ამ შემთხვევაში მეორდება საპირისპირო თანმიმდევრობით, ჯერ ზემოდან ქვევით, შემდეგ ქვემოდან ზევით. ამრიგად, ჰალსტუხები ერთგვაროვანია უფსკრულის გარეშე, თითქოს გიგანტურ საკერავ მანქანაზეა შეკერილი.
განსაკუთრებული შემთხვევები
ზოგჯერ დასაშვებია დოკუმენტების დაკავშირება არა ვერტიკალურად, არამედ კუთხეში. ATეს არის ძირითადად ფინანსური ანგარიშგების დოკუმენტები, რომლებიც გულისხმობს ფულადი ლენტების დამაგრებას, ჩეკებს მარჯვენა მხარეს. ასეთი დოკუმენტები იკერება კუთხეში. ნაბიჯები იგივეა, რაც დოკუმენტების სტანდარტული შეკრების შემთხვევაში, მხოლოდ ხვრელებს ხვდებიან კუთხეში. როგორც წესი, ორია. ფურცელი ზუსტად კუთხეზეა დაწებებული. გარდა ამისა, პროცედურა მსგავსია - დამოწმებულია, იდება ბეჭედი.
დასკვნა
დოკუმენტის მომზადებისა და დამაგრების პროცესში მნიშვნელოვანია წინასწარ იფიქროთ როგორ დაამაგროთ დოკუმენტები, რათა თავიდან აიცილოთ ყველა სახის ფორსმაჟორული გარემო. მაგალითად, ზოგჯერ საჭიროა უკვე შეკრული და დაარქივებული დოკუმენტების ასლის გაკეთება. ასეთ მომენტებზე წინასწარ ფიქრი ღირს. ჩვეულებრივ, HR ან ბუღალტერის სპეციალისტებს შეუძლიათ წინასწარ გამოიცნონ, რომელი დოკუმენტი უნდა გაიაროს პირველად ქსეროქსით. ეს მნიშვნელოვნად ამარტივებს მუშაობას და დაზოგავს დროს.
